Matrislerle Yönetim
User Rating: 0 / 5
Her seviyedeki işletme yöneticisi günümüzde oldukça karmaşık ilişkiler ağını yönetmeye çalışmaktadır. Bu ilişkiler ağı, organizasyonel yapı, faaliyetler, ürün ve hizmetler, projeler, bilgi sistemleri, vb formal unsurlar dışında insanlar arası formal olmayan ilişkileri de kapsamaktadır.
İşletme yöneticileri, organizasyon şeması, iş akış diyagramları, ürün ağacı listeleri, proje planı, vb. tek boyutlu tanımlamalar ile bu ilişkileri tanımlamaya ve yönetmeye çalışmaktadır. Ancak, her alandaki ilişkiler aslında çok boyutludur. İşletmenin bir unsurunun diğer unsurlar ile ilişkisi tanımlanmadığı için bu tek boyutlu tanımlamalar yönetim açısından gerekli altyapıyı sağlamazlar.
Diğer taraftan, ilişki ağı içindeki işletme unsurları birbirlerini güçlü veya zayıf etkileyebilir hatta hiç etkilemeyebilir. Yönetilmesi gereken her bir unsurun birbirleriyle olan etkileşimlerini çok boyutlu analiz ederek kavramak işletmenin bütünsel yönetimi açısından kritiktir. Diğer taraftan bu unsurların da kendi içindeki önem ve öncelik durumunu tespit edebilmek yine diğer unsurlarla olan etkileşimine bağlıdır. İşletme yöneticisi ancak bundan sonra kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde yöneterek hedeflerine ulaşabilecektir.
Hangi alanda faaliyet göstermeliyim, hangi ürünlere daha fazla odaklanmalıyım, hangi müşteriler daha öncelikli, hangi projelere daha fazla kaynak ayırmalıyım, hangi süreçlerim daha kritik, hangi departmana daha fazla bütçe ayırmalıyım, zamanımın ne kadarını hangi projeye ayırmalıyım, hangi noktalarda performans ölçümü yapmalıyım vb. bir çok sorunun cevabı matrislerle yönetim uygulamaları ile tespit edilebilmektedir. Bunun için matrislerin de birbiriyle olan ilişkileri irdelenmelidir.
Aşağıda işletme yönetimi açısından önemli konularda yaygın olarak kullanılan matris uygulamalarına yer verilmiştir.
Strateji Geliştirme
SWOT Matrisi
GZFT Matrisi adıyla da bilinir. İşletmenin iç çevresini, güçlü ve zayıf yanlar ve dış çevresini fırsatlar ve tehditler başlıkları altında analiz etmek ve sonuçlarına göre stratejiler geliştirmek için kullanılır. Bu analizlerde sıralanan faktörlerin, zayıf yön – önemsiz tehdit, zayıf yön – önemli tehdit, güçlü yön – önemsiz fırsat, güçlü yön – önemli fırsat vb. ilişkileri olasılık, etki ve vade kriterlerine göre üçgen dağılım mantığında sayısal olarak analiz edilerek bir matris oluşturulur. Bu matrisin özellikle sağ üst köşesinde (güçlü yön-önemli fırsat) yer alan faktörler ve sol alt köşesinde (zayıf yön-önemli tehdit) yer alan faktörler için stratejiler tespit edilmelidir.
Rekabet Matrisi
Bu matrisin amacı, ürün ve hizmetlerin sunulduğu müşterilerde karşı karşıya kaldığımız rekabet durumunda nasıl davranacağımızı tespit etmektir. Yandaki örnekte her ne kadar kesişim noktasında fiyat stratejisi örneklendirilmiş olsa da ürün kalitesi durumu, satış organizasyonları, güçlü ve zayıf yanları, vb. daha başka bir çok konu irdelenebilir. Bunun dışında firmanın bu kesişim noktalarında bir oyuncu olup olmayacağı kararın verilmesi içinde kullanılabilir. Diğer taraftan, her bir kesişim noktası bir işletme için ana müşteri süreçlerini işaret etmektedir ve bu matris hazırlanmadan süreç yönetimi ve iyileştirilmesi çalışmalarına başlanmamalıdır.
Organizasyonel Gelişim ve Değişim
Matris Organizasyon Yapısı
Matrislerin organizasyonel yapının tespiti ile ilgili kullanımı oldukça eskidir. Belirli bir ürün / hizmet veya müşteri grubu için bazı birimler ayrı ayrı faaliyet gösterirler. Örneğin bankacılıkta müşteri bazlı olmak üzere bireysel krediler pazarlama ile kurumsal krediler pazarlaması ayrı birimler tarafından ele alınabilir. Benzer şekilde ürün bazlı olmak üzere konut kredisi pazarlama ile tüketici kredisi pazarlama ayrı birimler tarafından ele alınabilir. Aslında uygulanması halinde oldukça fayda verecek olmasına rağmen, çoğu zaman stratejik planlama, iç kontrol, vb. yönetsel birimler ile bilgi işlem, araştırma-geliştirme, muhasebe vb. destek birimler matris organizasyon yapısına göre tasarlanmazlar.
Proje Matrix Organizasyon Yapısı
Matris organizasyon yapısının özel bir hali olup işletme içinde yer alan kişilerin veya pozisyonların yer aldığı projeler ile eşleştirilmesine dayanır. Diğer taraftan, işletme sadece proje tipi işler yapıyor ise organizasyonun da yer alan kişiler rollerine bağlı olarak benzer şekilde hangi projelerde yer aldıkları bu matris ile özetlenir. Bu durumda çalışan fonksiyonel yöneticisine idari olarak bağlı olsa bile proje planı çerçevesinde faaliyetlerinde proje yöneticisine karşı sorumludur.
SODA Matrisi
Organizasyon şemalarında genel olarak sorumluluk sahaları tek boyutlu olarak belirtilmektedir. Ancak her bir pozisyonun iş süreçlerinde gerçekleştirilen aktivitelerde rolleri mevcuttur. Bu rolleri detaylı bir şekilde tanımlamak üzere oluşturulan SODA matrisi her bir süreç aktivitesinin Sorumlusu (iş yapan veya yaptıran), Onaylayan (kontrol eden veya imzalayan) , Danışılan (görüş alınan) ve Aktarılan (bilgi verilen) analiz etmek üzere kullanılır. Bu analiz yatay ve dikey bir şekilde yapılarak rol tanımı olmayan aktiviteler veya aktiviteler üzerindeki duplike roller tespit edilir.
Kritik Süreç ve Aktivite Seçim Matrisi
İşletmenin tüm faaliyetleri aynı önem ve önceliğe sahip değildir. Bazı iş ve işlemler daha önemli ve önceliklidir. İşlerin önem ve öncelik durumunu belirleyen başlıca faktör stratejik amaç ve hedeflerdir. Bir iş sürecinde icra edilen aktivite ne kadar bu amaç ve hedeflere ulaşılmasını sağlıyorsa o derecede önemlidir ve önceliklidir. Süreç envanter listesi ile stratejik hedeflerin etkileşimi incelenerek oluşturulan Kritik Süreç ve Aktivite Seçim Matrisi’nin yüksek derecede etkiler olarak işaretlenmiş her bir noktasında kritik performans göstergesi - KPI (Key PErformance Indicator) tanımlanmalı ve süreç iyileştirme çalışmaları öncelikle bu noktalara odaklanmalıdır.
Diğer Yönetsel Matrisler
Yukarıda örnekleri verilmiş matrisler dışında uluslararası kabul görmüş (Boston Consulting, Porter vb.) veya uygulamalarda ortaya çıkan (kritik pozisyon değerlendirme, pozisyon iletişim, pozisyon toplantı, Pozisyon Yazılım Ekranı, Pozisyon Rapor, Pozisyon Yetkinlik vb.) bir çok matris oluşturularak etkin bir yönetim için kullanılabilir. Böylelikle işletme içinde belirsizlik veya boşluk yaşanan bir çok nokta özetlenerek netleştirilebilir ve karar vermek için güçlü bir altyapı kurulmuş olur. Hangi matrislerin oluşturulması gerektiği daha çok işletmenin yaşadığı sorunlarla ilgilidir. Örneğin, bir yönetici iş yerinde olmadığı için onaylanamayan bir müşteri talebi varsa yetki devri matrisine ihtiyaç vardır.
Değerlendirme Yöntemi
Oluşturulan tüm matrislerin kesişim noktaları, yönetsel unsurların birbirleri ile olan etkileşimini uygun şekilde ifade etmelidir. Metin şeklinde ifade edilmesi gereken konular olduğu gibi rakamsal veya derecelendirme olarak ifade edilmesi gereken alanlarda olabilir. Bu alanlarda basitçe bir (X) koyarak ilişkilidir veya etkileşimdedir demek bazen yeterli olabilir ancak çoğu zaman likert ölçeği adı verilen derecelendirmeye ihtiyaç duyulur. Bu ölçek 1-5 aralığında olup uzman görüşü veya beyin fırtınası tarzında bir değerlendirme sonucu tespit edilebilir. Eğer, unsurlar arasındaki ilişki rakamsal olarak irdelenebilecek türden ise istatistiki olarak korelasyon yöntemi kullanılmalıdır. Korelasyon geçmiş dönem verilerine istinaden iki unsur arasındaki ilişki/etkileşim oranını 0-1 aralığında verecektir. İstenirse daha sonra bu tekrar 1-5 veya daha da basitçe 1-3 aralığında derecelendirilebilir.