İş süreçleri, kurum hedeflerini gerçekleştirebilmek için mümkün olduğunca etkin ve verimli icra edilmelidir. Bunu başarmak için iş süreçleri analiz edilmeli ve sürekli iyileştirilmelidir.

İş süreçlerinin, değişkenlik (fiziksel kalite), süre ve maliyet yönünden sürekli iyileştirilmesi günümüz iş dünyasında rekabet avantajı kazanmak için elzemdir. Artık rekabet, kişiler, organizasyonlar veya ürünler arasında değil süreçler ve bu süreçlerin çıktı performansı üzerinedir.

Süreç Yönetimi bir organizasyon içerisinde yürütülen faaliyetleri temelde 3 kategoride ele almaktadır;

• Yönetsel Süreçler
• Temel Süreçler
• Destek Süreçler

Süreç Yönetimi çalışmaları özellikle kritik süreçler üzerine odaklanmıştır.

Süreç Yönetimi’nin diğer yönetim tekniklerinden farklı olarak getirdiği organizasyon yapısının ve işleyişinin süreç bazlı çalışmasıdır. Yani bu yönetim tekniği, departmansal ve hiyerarşik yönetim tekniklerinden kaçınmayı ve mümkün olduğunca süreçlere odaklanmış yalın bir organizasyonu öngörmektedir.

Öngördüğü en önemli organizasyonel değişikliklerden biri “Süreç Sahibi” adı verilen bir rolün organizasyon içerisinde yer almasıdır. Bu rolü yerine getiren kişiler organizasyonel olarak tepe yönetime direk bağlı olacaklar, süreçleri modelleyecekler ve süreç performansını kritik süreç performans göstergeleri aracılığı ile sürekli takip edeceklerdir. Ayrıca, süreç performanslarının iyileştirilmesi için fikir üretmek veya üretilmesini sağlamak, üretilen fikirleri projelendirmek veya projelendirilmesini sağlamak, projeleri takip ve kontrol etmek, üst yönetime raporlamak görevleri arasındadır. Süreç sahipleri özellikle organizasyonun gelecek performansının iyileştirilmesine yardımcı olacak kritik süreçlere odaklanmışlardır.

Kritik süreçler, ana süreç, müşteri süreci gibi isimlerle de anılmaktadır. Bu anlamda kritik süreçler müşteri ile başlar ve müşteri ile biter.

Süreç Yönetimi (Business Process Management-BPM) bir çok iyileştirme metodolojisini içermesine karşın temelde üç yöntem tüm dünyada yaygın kullanım alanı bulmuştur;

•  Sürekli İyileştirme (Continuous Improvement)
•  İş Süreçleri Kıyaslaması (Business Process Benchmarking)
•  Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması (Business Process Reengineering-BPR)

Süreç Yönetimi çalışmalarının iyileştirme noktaları ve iyileştirme teknikleri aşağıdadır;

•  Süre – Süreç Simülasyonu
•  Maliyet – Aktivite Bazlı Maliyetlendirme
•  Değişkenlik – İstatistiksel Proses Kontrolü

Görüldüğü üzere Süreç Yönetimi temelde bir mühendislik çalışması olup yukarıda belirtilen tekniklerin etkin ve verimli uygulanması başarı şansını artıracaktır. 

Süreç Yönetimi birçok iyileştirme metodolojisinden farklı olarak dışarıdan içeriye bir iyileştirmeyi öngörmektedir. Süreçlerin veya aktivitelerin kritikliği, ölçülmesi gereken noktalar, performans göstergelerinin neyi ölçmesi gerektiği, ölçüm sonrası iyileştirmelerin hangi odak noktasında olması gerektiği Müşterinin Sesi dinlenerek tespit edilir. Bu verimlilikten çok etkinliğe verilen önemi vurgulamaktadır.

Diğer taraftan, süreç yönetimi çalışmaları stratejik iş planının bir parçasıdır. Dolayısı ile organizasyonun stratejilerinin üst yönetim tarafından formülize edilerek ortaya konulmuş olması çalışmaların tabanını teşkil eder.