Giriş

Ensemble Süreç ve Performans Yönetimi Çözümü

Genel Bilgi

Süreç Yönetim Sistemi, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine imkân sağlayan bir araç olarak  tasarlanmıştır. Sistem süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir.

Süreç Yönetim Sistemi bir kuruluşta mevcut süreçlerin modellenmesi, görsel olarak dokümante edilmesi, süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve yönetilmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır. Uygulama Microsoft. NET platformunda tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiş olup İngilizce ve Türkçe dil desteğine sahiptir. Uygulama Yeniden Yapılanma (Re-engineering), ISO Belgelendirmesi (ISO 9001:2008 vb.), Toplam Kalite Yönetimi (TQM), EFQM Mükemmellik Modeli, COBIT, ITIL, CMMI, Yalın Üretim ve altı-sigma gibi yaklaşımları destekleyecek özelliktedir.

ENSEMBLE - Süreç Yönetim Sistemi; Sistemm Mimarı, Süreç Modelleyici, Gösterge Yöneticisi ve Süreç Yöneticisi Modüllerinden oluşmaktadır.

 

2.1. Sistem Mimarı

Kuruluşun organizasyon yapısının, süreç hiyerarşisinin ve kullanılacak süreç modelleme yönteminin tanımlanıp yönetildiği uygulamadır.

Kullanılacak modelleme yönteminin tanımlanması veya uyarlanması aşamasında süreçleri modelleyecek kullanıcıların uyacağı standartlar ve kurallar bu uygulamada belirlenir. Sistem kullanılacak modelleme yönteminin esnek ve parametrik olarak tanımlanmasına ve uyarlanmasına imkan sağlayan bir yapıdadır. Sistemde istenildiğinde süreçlerin versiyon bazında yönetilebilmesini sağlayan bir altyapı da mevcuttur.

 

2.2. Süreç Modelleyici

Süreçlerin görsel olarak modellendiği kullanıcı bilgisayarlarında çalışan uygulamadır. Süreç çizerleri Sistem Mimarı uygulaması ile sisteme tanıtılan hiyerarşi ve modelleme yöntemini kullanarak süreçleri görsel olarak modelleyerek gerekli verileri sisteme tanıtabilmektedir. Uygulama öğrenmesi ve kullanımı kolay görsel bir çizim ara yüzü içermektedir. Bu ara yüz yardımıyla görsel süreç modelleri ve birbirleri arasındaki ilişkiler çok seviyeli ve etkileşimleri açıkça görülebilen bir şekilde hazırlanabilmektedir. Sistem dikey veya yatay İşlevsel Akış Şeması (Swimline) , Akış Şeması (Flowchart) ve buna benzer formatlarda görsel süreç haritaları oluşturulmasına uygundur.

Sistemde hazırlanan görsel süreç modelleri; süreç sahipleri, sorumlu kişiler, kaynaklar, dokümanlar, mevzuat, riskler, süreç performans göstergeleri, kaynaklar, pozisyonlar, departmanlar vb. gibi süreci tanımlayan her türlü bilgi (=süreç standartları) ve referans bilgileri içerebilmektedir.

Versiyon izlemenin aktif olması durumunda hazırlanan veya güncellen süreç haritaları sistemde tanımlı kişilere görüş isteme, kontrol veya onay amacıyla bu uygulama üzerinden gönderilmekte ve ilgililer e-posta ile bu konuda bilgilendirilmektedir.

Süreç bilgileri veritabanı olarak adlandırılabilecek bu bilgiler sorgulanabilmekte ve raporlanabilmektedir. Bu sayede süreçler ve süreç verileri arasındaki kopukluk ve eksiklikler görülebilmektedir. Bu bilgiler İnsan Kaynakları bakış açısıyla da değerlendirilerek süreç yönetimi yaklaşımına geçiş nedeniyle görev tanımları ve departmansal sorumluluklar gözden geçirilip bu doğrultuda revize edilebilmektedir.

 

2.3. Gösterge Yöneticisi

Süreç performans göstergesi altyapısını oluşturan parametrelerin ve performans göstergelerinin tanımlanıp yönetildiği modüldür.

Gösterge altyapı parametreleri kapsamında;

Bu parametrelerin tanımlanmasının ardından her bir performans göstergesine ait bilgilerin nasıl elde edileceği, gösterge sorumluları, veri giriş sorumluları ve grafik özellikleri tanımlanır. Göstergeye ait hedef, alarm, uyarı ve gerçekleşme verileri birkaç değişik yöntemle girilebilir. Bunlar elle giriş, bir formül yardımı ile başka göstergelerden hesaplama ve veritabanlarından alma olarak sıralanabilir.

Sistem her türlü veritabanına OLE DB veya ODBC ile bağlanarak veri alabilir. Access, MS SQL Server, Oracle veri tabanları başta olmak üzere her türlü ilişkisel ve OLAP veritabanlarından veya veri ambarlarından zamanlanmış görevler tanımlanarak periyodik olarak veri alınabilmektedir.

Gösterge yöneticisinde tanımlanan performans göstergeleri kullanıcının serbestçe tanımlayıp değiştirebildiği gruplar altında kategorize edilerek kolayca yönetilebilmekte, süreç haritalarında ilgili süreç adımına referans olarak tanımlanabilmektedir. Performans göstergeleri istenirse grafik ve rapor olarak görüntülenebilmektedir.

2.4. Süreç Yönetimi (Web uygulaması)

Süreç modelleyici ile oluşturulmuş görsel süreç haritalarının web ortamında paylaşımı, eğer ilişkilendirilmişse süreç performans göstergelerinin güncel durumunun izlenmesi, süreçler ile ilgili aksiyonların planlanması, izlenmesi ve görüşlerin paylaşılmasını sağlayan intranet tabanlı bir süreç yönetim ortamıdır. Süreç Yöneticisi modülü ile süreç haritaları eğitim ve görev değişikliklerinde de kurum içi oryantasyon amacıyla kullanılabilmektedir. Süreç Yöneticisi eğer ilişkilendirilmiş ise, süreç faaliyetlerinin gerçekleştirildiği web tabanlı uygulamaların başlatılması için bir ara yüz olarak da kullanılabilmektedir.

Kullanıcılar süreçler ile her türlü bilgi (süreç sahibi, sorumlular iş adımları, kaynaklar vb.) performans göstergesi, doküman ve diğer bilgilere süreç yöneticisindeki görsel modeller ve ilişkili linklerden ulaşabilmekte, isterlerse web tabanlı olmak koşuluyla süreçlere atanmış iş akışlarını (workflow) başlatabilmekte veya tanımlanmış kurumsal uygulamalara ulaşabilmektedir.

Versiyon izlemenin aktif olması durumunda ilgili kişilerin görüş, kontrol veya onayına gönderilen süreç haritalarına bu kişiler tarafından portal üzerinden erişilerek gerekli işlemler yapılabilmektedir.

2.5. Performans Yönetimi (Web Uygulaması)

Performans göstergelerinin gerçekleşme değerlerinin dönemsel bazda grafiksel olarak veya liste ve raporlar şeklinde izlenebildiği uygulamadır. Varsa manuel girilen verilerin sorumluları tarafından giriişleri de buradan yapılmaktadır.  

Sistem performans göstergelerinin, hedeflerini de dikkate alarak, belirlenmiş uyarı ve alarm eşiklerini otomatik olarak kontrol ederek trafik ışığı mantığında görsel uyarılar üretebilmektedir.

Özellikleri

  • Kullanıcı Dostu Arayüz
    • Süreçlerinizi hızlıca tasarlayın, kolaylıkla yönetin.
  • İş Akışı ile İlişkilendirme
    • Süreçlerinizi iş akış sistemleri ile ilişkilendirme imkanı verir.
  • Doküman Yönetim Sistemi ile İlişkilendirme
    • Süreç ile ilgili dokümanların (prosedür, talimat, sözleşme, v.b.)  doküman yönetim sistemleri ile ilişkinlendirme imkanı sağlar.
  • Tamamen web tabanlı altyapı
    • Süreçlerinizi tamamen web tabanlı platform üzerinde modelleme imkanı verir.
  • Süreç Performans Yönetimi
    • Süreçlerinize ait performansın izlenmesi, analiz edilmesi ve raporlanmasına imkan verir.
  • Aksiyon Yönetimi
    • Gerekli durumlarda süreçlerle ilgili aksiyon alma ve uyarı gönderme özelliği bulunur.
  • Veri Aktarımı ve Entegrasyon
    • Üretim sistemleri, HR, CRM, ERP, raporlama araçları, harici veritabanları gibi sistemlerle kolayca entegre olabilir
  • Geliştirme ortamı
    • .NET ve C# dilinde kodlama ile yazılımı geliştirme ve özelleştirme imkanı verir.
  • Çoklu dil desteği
    • Türkçe ve İnglizce dahil olmak üzere birçok dili destekler.

Faydaları

  • Gereksiz işleri kaldırarak ve varolan işleri elektronik ortama aktararak masraflarınızı düşürün.
  • Süreçlerinizde standardizasyonu sağlayarak hem kaliteyi hem kurumsal değerinizi artırın.
  • Müşterilerinizin Hizmet Seviyesi Sözleşmesi (SLA) gereksinimlerini karşılayın.
  • Denetim şartlarını karşılayın, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMN, SOX, ISO 22000 [HACCP], ISO 20000 [ITIL], COBIT, Balanced Scorecard (BSC), BPMN gibi birçok uluslararası standartlara tam uygunluk sağlayın

Neden Ensemble

  • Kullanıcı dostu arayüz.
  • Hızlı ve kolay eğitim altyapısı.
  • Süreç ve performans yönetiminin web ortamında yapılması.
  • Yerli geliştirici firma ile destek imkanı
  • Yüzlerce yerli ve yabancı kurumsal firmalardan referanslar.